Door Lex Wobma
Waar ‘moet’ de OR op letten bij het schrijven van zijn advies? Tips en Tricks.
Het adviesrecht (artikel 25.1 Wet op de Ondernemingsraden) is misschien wel de belangrijkste bevoegdheid van de OR. Maar hoe stel je een goed advies op? Een advies dat bijdraagt aan het binnenhalen van voorwaarden en bovendien, indien nodig, bij de ondernemingskamer (OK) ook overeind blijft? Veel ondernemingsraden worstelen daarmee. In dit artikel krijg je handvatten om een goed advies op te stellen. Maar ook hoe je je tijdens het adviesproces strategisch op kunt stellen als OR.
1. De procedure
Zorg ervoor dat de procedure zoals in art. 25 bedoeld netjes wordt gevolgd.
- Is het advies op tijd aangeboden zodat de OR wezenlijk invloed heeft op het te nemen besluit.
- Controleer het voorgenomen besluit op beweegredenen, consequenties en te nemen maatregelen.
- Vergeet nooit dat voorafgaand aan het uitbrengen van het advies er in elk geval 1 maal overleg moet plaatsvinden.
- Zorg ervoor dat na het uitbrengen van het advies er altijd een schriftelijk ondernemersbesluit volgt.
- Houd de datum van het ondernemersbesluit goed in de gaten voor een eventuele beroepsprocedure. Hoewel een advies ook mondeling kan worden uitgebracht adviseer ik de OR om dit toch altijd schriftelijk te doen, zelfs als een en ander eenvoudig (b)lijkt.
2. Alle argumenten in de je advies
Uit de rechtspraak komt voort dat de OR in een beroepsprocedure geen argumenten kan inbrengen die niet terug te vinden zijn in het advies De ondernemer heeft immers zulke argumenten niet mee kunnen wegen bij zijn besluit. Het is dus heel belangrijk om ervoor te zorgen dat alle argumenten van belang zijn opgenomen in het advies. De argumenten zijn uiteindelijk de onderbouwing van je advies.
3. Heldere structuur
Hoewel de wet niet voorschrijft hoe een advies eruit moet zien, is het wel aan te bevelen om te kiezen voor een duidelijke structuur. Ik kies meestal voor onderstaande structuur:
I. Opening
a) Geef duidelijk aan waar het voorgenomen besluit over gaat. Noem art. 25.1 en bij voorkeur ook de bijhorende letter (b.v. WOR 25.1 onderdeel e);
b) Vermeld de ontvangen en aan de adviesaanvraag gelieerde stukken en bijlagen (liefst op datum);
c) Vermeld of artikel 24 wel of niet is nageleefd en ook hoe vaak er over het advies overleg heeft plaatsgevonden;
d) Indien u bijlagen bijvoegt vermeld deze vast.
II. Inleiding
Schrijf een korte samenvatting van het voorgenomen besluit, de beweegredenen en de belangrijkste argumenten van de bestuurder.
III. Onderbouwing (Algemene beschouwing)
Zoals hierboven onder punt 2 al vermeld, schrijf al je argumenten zorgvuldig op. Zorg dat je scherp bent in je onderbouwing en vergeet vooral geen argumenten. Zelf kies ik er meestal voor om mijn onderbouwing (argumenten) op te sommen (genummerd) en deze opsomming gelijk te laten lopen met de laatste paragraaf, het advies.
IV Het advies
De laatste paragraaf is het advies. “Gelet op bovenstaande adviseert de OR:” En dan volgt er een heldere, exacte opsomming van wat de OR adviseert (wenst) en dus ook in het ondernemersbesluit (WOR 25.5) wil terugzien. Schrijf helder op wat je wil, geen algemeenheden, interpretabele adviezen of zorgpunten. Het gaat dus om een duidelijke opsomming van voorwaarden: exact, feitelijk en vooral wat voor de OR belangrijk is. Zoals onder punt III al gesteld kies ik er meestal voor om de adviezen gelijk te nummeren met de argumenten uit de onderbouwing. Dat geeft structuur, leest lekker en voorkomt dat de OR zaken vergeet.
Kies voor een duidelijke slotzin, bijvoorbeeld; “indien u de hierboven genoemde adviezen overneemt kunt dit advies lezen als positief.” Om te eindigen met: “Uw schriftelijke ondernemersbesluit zien wij met belangstelling tegemoet”.
4. Positief of negatief?
De meeste OR-leden hebben wel van de Ja, mits en Nee, tenzij vorm gehoord. Zo ook van de begrippen ‘positief of negatief advies’.
Noch de wet noch de rechtspraak schrijft voor om op deze wijze advies uit te brengen. De zin “indien u de hierboven genoemde adviezen overneemt kunt u dit advies lezen als positief” voorkomt in ieder geval dat de bestuurder het advies zo maar als positief kan ervaren. Het komt er dan wel op neer om de adviezen (de voorwaarden van de OR) exact te formuleren. Dit is een beter alternatief dan positief of negatief adviseren, of de ‘Ja, mits, Nee, tenzij’ variant.
5. Toon en de muziek
Schrijf geen enorme verhalen en lange onderbouwingen. Kies niet voor een ‘zure’ toon maar blijf zakelijk en geef duidelijk aan waar het de OR om gaat. Hoe korter en krachtiger het advies, des te steviger de boodschap. Het schrijven van het conceptadvies kun je het beste aan een persoon overlaten. Hoe goed bedoeld, ga niet met meerdere leden verschillende stukken tekst aanleveren. Laat de ‘beste’ schrijver (of de adviseur) het concept schrijven daarna kan er nog voldoende aan gesleuteld worden.
6. De strategie
De OR heeft nu een advies met voorwaarden. Het gaat er vervolgens om zoveel mogelijk van de voorwaarden binnen te halen.
Ik zie het als een strategische misser als je de bestuurder in deze fase overvalt met je set voorwaarden. Het is goed mogelijk dat hij/zij een aantal voorwaarden wel en een aantal voorwaarden niet overneemt. Stel je voor dat de bestuurder een aantal belangrijk voorwaarden voor de OR niet overneemt? Dan blijft alleen de beroepsprocedure over. De OK werkt echter met een stevige toetsingsnorm, namelijk of de ondernemer bij afweging van alle betrokken belangen in redelijkheid tot het besluit heeft kunnen komen. Als de bestuurder niet alle voorwaarden heeft overgenomen is dat niet per definitie reden voor de OK om de bestuurder hiertoe te dwingen.
Ga dus altijd eerst onderhandelen met de bestuurder over de voorwaarden die je als OR wilt binnen halen. Het beste is vaak om nog vooraf aan de adviesaanvraag al een aantal criteria te benoemen waar de OR het voorgenomen besluit aan zal toetsen (toetsingskader). Die criteria, voorwaarden, zijn dan bij de bestuurder bekend, en feitelijk is het onderhandelingsproces al op de wagen. Daarna is het een kwestie van procesafspraken maken om over de voorwaarden van de OR te onderhandelen. Het helpt enorm om een eerste conceptadvies, in ieder geval de overwegingen en de voorwaarden, bij deze onderhandeling in te brengen.
Op deze manier werk je samen (OR en bestuurder) naar een gemeenschappelijk ondernemersbesluit toe. Zo los je ook het dilemma van positief en negatief advies op. Tijdens dit onderhandelingsproces wordt al snel duidelijk welke voorwaarden eenvoudig en welke minder eenvoudig binnen te halen zijn. In dit proces van onderhandelen zal het voorkomen van een beroepsprocedure altijd aanwezig zijn en doet deze ‘dreiging’ zijn werk als juridisch machtsmiddel.
7. De medewerkers
Tenslotte, nog een open deur. Hoewel de OR autonoom is in het uitbrengen van zijn advies is het natuurlijk wel verstandig om de medewerkers (achterban) te betrekken bij de totstandkoming van het advies. Ik pleit niet voor een uitgebreid democratisch proces. Maar de input van de achterban is belangrijk om de belangen in kaart te brengen en deze op een juiste manier af te wegen. Ook is de input van de achterban belangrijk om te checken of de OR de juiste koers te pakken heeft. Je staat ook een stuk sterker naar je bestuurder als je de steun van je achterban hebt. Dus praat vooral met de medewerkers om hun input te krijgen.
Bedenk: schrijven is zilver maar spreken is goud.