Kan de HR-functionaris vertrouwenspersoon zijn?

Door Erik van Triest

Onlangs hoorde ik het weer: een groot bedrijf, met een HR-afdeling die uit 5 personen bestond. Eén van hen werd voorgedragen als vertrouwenspersoon. De OR voelde er weinig voor, want hij had weinig vertrouwen in de voorgedragen persoon. Er werd ook iets over onafhankelijkheid gezegd door een OR-lid. De bestuurder bracht daar tegenin dat de HR-medewerker om wie het ging wel zo professioneel was, dat zij petten kon scheiden, en dus de onafhankelijke rol van vertrouwenspersoon prima kon combineren met die van HR-adviseur.

Leidinggevenden

Dat is vragen om problemen. We weten inmiddels, dat de belangrijkste taak van HR-adviseurs bestaat uit het ondersteunen van leidinggevenden.
Meer dan de helft van de zaken die bij vertrouwenspersonen langskomen, hebben te maken met conflicten met leidinggevenden. Het zou dus heel goed kunnen dat medewerker Johan bij de vertrouwenspersoon aanklopt omdat hij het gevoel heeft weggepest te worden door zijn leidinggevende: rare beoordelingen, vervelende opdrachten, onaangename grapjes. Maar misschien is die leidinggevende al bij HR geweest met de vraag: hoe kan ik zorgen dat Johan wordt overgeplaatst of ontslagen, want het loopt niet meer zo lekker?
Dan moet Johan degene in vertrouwen nemen die voor zijn leidinggevende bezig is zijn ontslag voor te bereiden.

Drempel

De drempel om naar een vertrouwenspersoon te gaan is hoog. Om de drempel te verlagen zijn twee dingen absoluut noodzakelijk:

1. Vertrouwen.
Wie naar een vertrouwenspersoon gaat moet vertrouwen hebben in de professionaliteit en de onafhankelijkheid, en liefst ook in de persoon. HR-afdelingen en HR-functionarissen genieten dat vertrouwen al lang niet meer. HR staat in conflictsituaties aan de kant van de werkgever en ondersteunt leidinggevenden.
Ook als mensen zeggen dat ze petten kunnen scheiden, weet je als werknemer nog steeds door wie ze beoordeeld worden. Waar ligt de loyaliteit: bij de functie als HR-adviseur of bij de functie als vertrouwenspersoon?
Het is kortom niet op voorhand zeker dat HR-functionarissen vertrouwd worden.

2. Onafhankelijkheid.
De HR-afdeling maakt allerlei beleid. Medewerker Johan heeft problemen door bepaalde aspecten van het HR-beleid, bijvoorbeeld het verzuimbeleid, het reïntegratiebeleid, het beoordelingsbeleid, het overplaatsingsbeleid. Kun je dan als vertrouwenspersoon en HR-functionaris iemand steunen die tussen de wielen raakt door beleid wat door jouw afdeling wordt gemaakt en waarmee jouw afdeling leidinggevenden ondersteunt?
In de tweede plaats maakt de HR-afdeling ook het klachtenbeleid en het PSA-beleid. Bijvoorbeeld het beleid rond de aanstelling van vertrouwenspersonen.
Daarnaast kan het zijn dat Johan graag wil dat de vertrouwenspersoon hem vergezelt in een gesprek met de leidinggevende of HR. Dan wordt het wel heel moeilijk voor die HR-medewerker.

Door dik en dun

Kortom, we zadelen HR-medewerkers wel met heel verschillende en soms conflicterende taken op. Echte onafhankelijkheid kun je beter borgen door echt onafhankelijke mensen als vertrouwenspersoon aan te stellen.
Onafhankelijk betekent trouwens niet dat een vertrouwenspersoon een soort bemiddelingspositie inneemt. Integendeel: vertrouwenspersonen horen naast de melder te staan en deze door dik en dun te steunen. Onafhankelijk betekent wel: onafhankelijk van de organisatiebelangen.

Kan een (hoge) leidinggevende dan vertrouwenspersoon zijn?
Je hoort wel eens dat de directeur of een hoge manager tevens vertrouwenspersoon is. Dat kan dus echt niet. Zie boven.

Instemmingsrecht

Een OR-lid of OR-voorzitter dan? Zeker niet!
Ook zij moeten het beleid op PSA-gebied toetsen, inclusief het beleid rond vertrouwenspersonen en de jaarlijkse rapportage van de vertrouwenspersoon. Ze moeten soms ook de vertrouwenspersoon ter discussie kunnen stellen. Of naar aanleiding van rapportages van de vertrouwenspersoon acties ondernemen. Beter dat de vertrouwenspersoon geen OR-lid is.

Als OR heb je er wel degelijk wat over te zeggen. Je hebt instemmingsrecht op de regels en procedures rond klachten (artikel 27 lid 1j).  Sommige OR’s hebben afgesproken dat ze ook instemmingsrecht hebben op de persoon, of dat ze deel uitmaken van een selectiecommissie die vertrouwenspersonen selecteert.